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GUÍA – Automatizar las reuniones con nuevos clientes

Si tienes un negocio de coach, consultor, servicios online, citas, etc. Estás en el post correcto.

Supongo que quieres romper la barrera fría que está entre tu web y tu cliente para personalizar tu servicio, además de conseguir marcar una cita en el calendario que a ambos os vaya bien sin tener que estar 5 minutos nombrando los días y huecos que tenéis libres cada uno, o con contestaciones de emails interminables.

En esta Mega Guía voy a enseñarte el paso a paso para concretar esas reuniones según la disponibilidad de tu agenda y además podrás filtrar al tipo de cliente que estás buscando.

INTRODUCCIÓN

La verdad que es frustrante tener que estar perdiendo tiempo buscando un hueco en ambas agendas para concretar una sesión online o una reunión que además la mayoría de las veces es gratuita…

En la mayoría de casos nos encontramos que tenemos una nueva web, perfecta, preciosa y funcional, pero no tenemos un sistema para cerrar esas sesiones, sólo un formulario dónde empezar una laaaarga conversación.

Pasos para ofrecer sesiones gratuitas

¿Que pasa si mueres de éxito? Me explico, tengo varios clientes que antes de trabajar conmigo ofrecieron sesiones gratuitas, de coach, de motivación, etc. y se les llenó la agenda para varias semanas. Y me decían:

– Lidia tengo la agenda llena y estoy dejando de lado mis proyectos de pago para mis clientes o estoy trabajando muchas más horas de las que debería, con sesiones gratis.

– ¿Después de la sesión gratuita tú ofreces tu servicio de pago?

– Mmmm… no.

Déjame decirte algo, si vas a ofrecer algo gratis debes tener una estrategia detrás para poder seguir ofreciendo tus servicios de pago a la gente que siga interesada después de conocerte o de probar tu servicio gratuito. Sino, estarás haciendo horas y horas gratis, dejando de lado a tus clientes que sí te pagan.

El primer paso es crear una lista de contactos que sí estén interesados en trabajar contigo posteriormente,de la siguiente manera:

  • Con una publicidad de facebook hacia un articulo de interés de tu blog.
  • Con un email a tu lista de contactos.
  • Con un banner en tu página web.

De esta forma, no todo el mundo podrá acceder a tu sesión gratuita, sino aquellos que ya te conozcan y por lo menos les interese lo que haces o ya lleven siguiéndote un tiempo.

También es interesante hacer algunas preguntas antes de que puedan apuntarse a tu sesión gratuita, de esta forma estarán valorando más tu tiempo y tu servicio. Hay muchas veces que la gente agenda sesiones gratuitas y luego no asiste, porque no le ha tomado demasiada molestia apuntarse o ni siquiera se acuerda y tú has perdido esa hora para nada.

Así que aunque sea una sesión gratis, el cliente debe aportar algo, 2 minutos para responder a algunas preguntas sería un filtro perfecto.

¿Qué necesitas para automatizar tus reuniones? (gratuitas y de pago)

Lo primero que necesitas es una Página web o Landing Page, si tu web está en WordPress puedes crearla ahí mismo con Divi, Elementor o el plugin que más te guste. Desde tu página web, desde la pestaña de inicio o de contacta puedes dejar un botón que conduzca a ese calendario personalizado.

Lo segundo y más importante para tener un sistema automatizado de sesiones es la herramienta Calendly© (https://calendly.com/es).

Es una herramienta completamente online, funcional desde su página web y te permite crear un enlace hacia tu propio calendario. En el plan gratuito puedes crear hasta 3 tipos de sesiones diferentes (con nombre y duración diferente) y tu calendario completamente personalizado. Puedes decir que sólo trabajas de 9 a 15h, o puedes marcar un horario de 10h a 12h para sesiones, incluso puedes marcar horarios diferentes para cada día de la semana, o marcar días sin horas disponibles previamente.

Desde ese enlace hacia tu propio calendario, el cliente puede escoger la fecha y la hora que mejor le convenga y queda bloqueada para él.

Calendly ofrece también el servicio de pago por reunión, pero no está disponible en el plan gratuito.

Y lo mejor de todo, Calendly te ofrece la posibilidad de que el cliente responda unas preguntas antes de entrar a ver tu calendario o para agendar una cita.

Si lo pensáis bien, Calendly se puede usar tanto para citas virtuales cómo físicas…

Crea las preguntas

Debes plantearte cuáles serían las 3 preguntas necesarias con las que tú conocerías claramente el propósito de esa persona para la reunión o bien si es válido o no para tener una sesión gratuita contigo.

No se trata de crear un listado de preguntas interminable que agobie al cliente o preguntas de carácter muy personal. se trata de las preguntas mínimas con las que tú sabrás la información que necesitas para conducir con éxito esa sesión.

Es más, podrás usar sus propias palabras, las frases que esa persona te responda en las preguntas previas, para poder ofrecerle el servicio que soluciona sus problemas.

El calendario

No pongas, porfavor, que estás disponible de lunes a viernes de 9 a 21h. Primero de todo, no es escalable, es decir, si se te llena la agenda no vas a poder hacer nada más en todo el día.

Y segundo, no se ve ‘bien’ que tengas tanta disponibilidad, ¿qué sucede, nadie te agenda ninguna sesión…?

Así que te recomiendo que definas dos o tres días a la semana disponibles y un margen horario determinado.

Precio simbólico por sesiones gratuitas

Hay muchos consultores digitales que después de encontrarse con que había mucha gente que no asistía a una sesión gratuita agendada han decidido cobrar un precio simbólico por agendar la sesión, que tú le devolverás en cuanto empiece la misma.

De hecho puedes y debes explicarlo así: he decidido cobrar esta cantidad completamente reembolsable para comprometernos los dos a que la sesión sea de provecho y de ayuda.

De esta forma te aseguras que la gente asista a tu reunión y que no te agenden sesiones gente a la que no le interesa ni te quedes tirado una hora sin faena programada.

La forma en que debes empezar la sesión, es rompiendo el hielo con una bienvenida calurosa, una introducción bonita y en la que acabas diciéndole: mira, por cierto, te acabo de hacer la devolución de la cantidad que abonaste, y ya podemos empezar la sesión…

El Plan Gratuito de Calendly

Con el plan gratuito tendrás más que suficiente para empezar a usar la herramienta profesionalmente y ver si te sirve de ayuda.

Tendrás que darte de alta gratis, puedes hacerlo incluso con tu cuenta de Google.

En el plan gratuito sólo podrás crear un tipo de sesión con una hora determinada. Pero podrás configurar el calendario como tú quieras.

No podrás cobrar en el plan gratis, pero podrás hacerlo con el más económico. O si tienes PayPal puedes crear un botón o una landing para que al finalizar de agendar en Calendly le redirija y pueda hacer el pago.

Podrás crear una url personalizada, eso está super bien y queda genial, por ejemplo, si vas a poner el link en tu perfil de instagram o redes sociales.

Podrás integrar tu calendario de Google con el de Calendly para que te aparezcan también ahí las sesiones agendadas automáticamente.

En el apartado de Inicio, si haces click en el evento (te recomiendo que borres los 3 que vienen por defecto y crees el tuyo desde cero), podrás añadir las preguntas, los días, la duración, el horario, y mucho más.

Si en Inicio, haces click en el evento y le das a Insertar, podrás copiar el código e insertarlo en tu landing page, para no tener que redirigir a tus visitantes a Calendly, sino hacerlo desde tu propia web.

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